El proceso del Kit Digital, sin saltos

Fase 1. Diagnosticar el problema de negocio

Antes del formulario oficial, define qué quieres cambiar. “Digitalizar la empresa” es demasiado amplio. Un objetivo útil sería reducir el tiempo de facturación, aumentar las consultas de la web, evitar presupuestos sin seguimiento o mejorar la recuperación ante un incidente de seguridad.

Asigna un indicador de 90 días y un responsable interno. Esa persona no tiene que ser técnica: debe aportar información, validar decisiones, convocar a los usuarios y comprobar que la solución se utiliza.

Fase 2. Comprobar encaje y posibles incidencias

Confirma forma jurídica, plantilla, límites financieros, antigüedad, domicilio fiscal, minimis y situación de pagos. El portal oficial ha explicado que gran parte de las comprobaciones se automatiza, pero una deuda, una representación mal acreditada o una clasificación incorrecta pueden impedir la concesión.

Fase 3. Preparar el acceso y la información

Comprueba que el certificado digital funciona antes del día de la solicitud. Reúne NIF, datos censales, poderes, plantilla media, ayudas recibidas y la información bancaria o de contacto que exija la convocatoria. No compartas claves ni códigos de firma con proveedores.

El test de diagnóstico digital formó parte del recorrido oficial de las convocatorias anteriores. Una futura edición deberá indicar si lo mantiene y en qué condiciones.

Fase 4. Comparar categoría y agente

La pyme beneficiaria elige una o varias soluciones dentro de los límites de su bono. El agente debe figurar como adherido en la categoría correspondiente. Esa adhesión es un requisito mínimo, no una evaluación completa de calidad.

Qué comparar	Pregunta concreta
Alcance	¿Qué entregables incluye y qué debe aportar la pyme?
Propiedad	¿Dominio, cuentas, analítica y datos quedarán a nombre de la empresa?
Adopción	¿Qué formación, soporte y documentación recibirá el equipo?
Coste futuro	¿Qué habrá que pagar cuando termine el periodo subvencionado?
Salida	¿Cómo se exportan los datos o se cambia de proveedor?

Fase 5. Presentar la solicitud oficial

Cuando se publique una convocatoria aplicable, la solicitud se presenta en el canal indicado por Red.es. Comprueba presupuesto, plazo, criterio de concesión y documentación. En convocatorias anteriores se utilizó la concesión directa y el orden de presentación de solicitudes completas, pero una futura resolución puede modificar cualquier condición.

Guarda el justificante de registro y revisa las notificaciones oficiales. No confundas un formulario comercial de captación con la sede electrónica.

Fase 6. Recibir la resolución y firmar el acuerdo

Red.es concede o deniega la ayuda. Una vez concedido el bono, la empresa elige agente y formaliza el acuerdo de prestación de soluciones. El acuerdo debe reflejar categoría, importe, alcance, obligaciones, calendario y condiciones económicas.

Fase 7. Implantar, formar y medir

El agente configura la solución y la pyme colabora con accesos, materiales, validaciones y pruebas. La implantación no termina cuando “la herramienta está instalada”: debe existir formación, responsables, datos suficientes y una rutina de uso.

Compara el indicador definido al principio. Si el objetivo era facturar antes, mide días entre servicio y factura. Si era vender más, mide consultas cualificadas o conversión. Si era ordenar oportunidades, mide el porcentaje de presupuestos con una próxima acción.

Fase 8. Justificar y conservar evidencias

La ayuda debe justificarse según los hitos, plazos y evidencias de la convocatoria y del acuerdo. La pyme debe colaborar con el agente y conservar la documentación. También puede tener obligaciones contables, de comunicación de otras ayudas y de mantenimiento de la solución.

Un proyecto bien ejecutado pero mal documentado puede generar incidencias. Por eso recomendamos comprobar durante la implantación qué capturas, facturas, configuraciones, actas de formación o evidencias se necesitarán, en lugar de reconstruirlas al final.

Nuestro acompañamiento, separado del trámite público

1. Orientación inicial: segmento probable, necesidad y comprobaciones.
2. Preparación: carpeta de datos y lista de incidencias.
3. Comparación: alcance homogéneo entre posibles agentes.
4. Seguimiento: entregables, adopción y evidencias.